La comptabilité en SAS

La comptabilité en SAS implique de respecter un certain nombre d’obligations. De la même manière que pour d’autres formes d’entreprise, elle tient une place importante dans la gestion de la société. Elle donne la possibilité de prévoir un budget détaillé, d’avoir une vision plus claire sur les projets et de rectifier les failles.

Avant même de constituer une SAS, le fondateur de la société s’assure de bien comprendre les obligations comptables à respecter. Il peut tenir lui-même la comptabilité de l’entreprise ou confier cette mission à un commissaire aux comptes. En règle générale, le professionnel se charge surtout de l’audit.

Quelles sont les principales obligations en termes de comptabilité pour la SAS ?

Les obligations comptables sont susceptibles de varier en fonction de la forme juridique choisie. Étant soumises à un régime réel d’imposition, toutes les sociétés enregistrées au RCS sont tenues d’en respecter. Pour la SAS, il s’agit notamment :

• De la tenue de livres comptables ;
• Des enregistrements comptables.

Les fondateurs de la société doivent assurer une tenue régulière et sincère des comptes. Il faut que les opérations de vente et d’achat soient classées de manière chronologique. En cas de non-respect de ces exigences, les services fiscaux ne les approuvent pas.

Afin d’assurer une meilleure lisibilité, un certain formalisme doit être respecté également lors de la facturation. La comptabilité de la société est tenue dans un journal pouvant comprendre différents journaux auxiliaires :

• Journal des achats ;
• Journal de salaires ;
• Journal des ventes.

Enregistrements comptables

Tous les mouvements qui s’opèrent dans le patrimoine de la SAS doivent être traçables. Le service administratif et comptable de la société se charge de s’en assurer. Comme cité précédemment, un journal contiendra alors tout ce qui se rapporte à la comptabilité.

Il est possible de soumettre la SAS à un régime comptable simplifié pour que le nombre d’écritures comptables soit allégé. Cette possibilité peut s’appliquer aux sociétés :

• Vendant des denrées à consommer sur place ou à emporter ou des marchandises, menant une activité de fourniture de logements et ayant un chiffre d’affaires (CA) inférieur à 789 000 euros ;
• Proposant d’autres prestations et réalisant un CA inférieur à 238 000 euros.

Le régime simplifié se traduit par :

• La constatation des dettes et des créances en fin d’exercice comptable ;
• Le recours à la comptabilité de trésorerie en cours d’exercice.

Établissement des comptes annuels

C’est à la fin de chaque exercice que le président de la société doit se charger de l’établissement des comptes annuels, qui se présentent sous la forme d’un tableau résumant les passifs et les actifs de la SAS. Une fois approuvés, les états financiers feront l’objet d’un dépôt au greffe du Tribunal de commerce.

Il faut savoir que peu importe la taille de la SAS, les comptes annuels sont approuvés au cours de l’assemblée annuelle d’associés. Notons aussi que le président de la société peut déléguer leur établissement à un expert-comptable, ce qui n’est pas obligatoire, mais recommandé. Il a également le choix de se faire accompagner par un professionnel dans la gestion de la comptabilité afin de bénéficier d’un gain de temps considérable et de faciliter ses démarches comptables.

Compte de résultat

Dans le compte de résultat, il est possible de retrouver l’ensemble des recettes et dépenses réalisées durant le cycle d’exploitation. Le document contient :

• Le CA ;
• Les taxes et impôts ;
• La participation des salariés et l’impôt sur les bénéfices ;
• Les dotations aux amortissements ;
• Les achats.

Le compte de résultat comprend également les charges :

• Financière ;
• Exceptionnelles ;
• De personnel ;
• Externes ;
• Exceptionnelles.

Bon à savoir : le résultat de l’exercice comptable (perte ou bénéfice) s’obtient en faisant la différence entre les produits et les charges, une fois les provisions et les amortissements déduits.

Bilan comptable

Recensant les passifs et actifs de la société, ce bilan permet d’avoir une vision globale du patrimoine de la SAS au cours de la clôture de l’exercice comptable. Les immobilisations et les créances figurent dans la liste des actifs. Dans cette partie, on retrouve également la trésorerie et les stocks.

Par ailleurs, dans la liste des passifs figurent les capitaux propres et les dettes :

• Fournisseurs ;
• Financières ;
• Fiscales et sociales.

Annexe légale

Cet élément, faisant partie intégrante des comptes annuels, doit être établi également par le président de la société. L’annexe légale apporte de l’information. Par exemple, elle donne des explications sur les méthodes comptables que l’on utilise pour établir le montant des pensions et les compléments de retraite. Mais elle sert surtout à aider à comprendre le bilan et le compte de résultat. Le document contient toute une liste de données, dont les informations :

• D’importance significative ;
• Obligatoires.

Il convient de souligner que la SAS n’a pas à établir l’annexe légale si, lors du dernier exercice, elle ne parvient pas à dépasser deux des trois plafonds suivants :

• Salariés au nombre de 10 en moyenne ;
• CA hors taxes de 700 000 euros ;
• Bilan total de 350 000 euros.

Pour les SAS de petite taille, les trois états financiers font l’objet d’une simplification. Et les micro SAS n’ont même pas besoin d’établir l’annexe légale, mais il est toujours préférable d’accompagner les autres documents avec une courte note. La société est considérée comme petite si elle se trouve en dessous de 2 des 3 plafonds suivants :

• CA inférieur ou égal à 8 000 000 euros ;
• Salariés au nombre inférieur ou égal à 50 ;
• Bilan total inférieur ou égal à 4 000 000 euros.

Quant à la micro SAS, elle se trouve en dessous de 2 des seuils ci-après :

• CA inférieur ou égal à 700 000 euros ;
• Salariés au nombre inférieur ou égal à 10 ;
• Bilan total inférieur ou égal à 350 000 euros.

Nomination d’un commissaire aux comptes

Cette démarche constitue surtout une obligation légale dans le cas où la SAS serait détenue ou détiendrait une autre société. Mais parfois, la nomination d’un commissaire aux comptes ou CAC résulte de la décision d’un associé possédant 10 % du capital. Il peut intervenir également en cas de dépassement de deux de ces trois seuils :

• 20 salariés ;
• 2 millions d’euros de chiffre d’affaires ;
• Total de bilan de 1 million d’euros.

Bon à savoir : l’obligation ne sera effective qu’à partir de l’exercice comptable qui suit celui au cours duquel les plafonds font l’objet d’un dépassement.

Tenue des livres comptables

Pour la SAS, la tenue des livres comptables compte également parmi les principales obligations en matière de comptabilité. Le livre d’inventaire en fait partie, mais son établissement n’est plus obligatoire depuis début janvier 2016.

Quels sont les livres comptables obligatoires ?

Le grand livre et le livre journal sont les principaux livres comptables à tenir en SAS. Depuis le 1^er janvier 2016, l’obligation de tenir le livre d’inventaire a fait l’objet d’une suppression. Pour rappel, ce document regroupe les éléments du passif et de l’actif.

Les livres comptables peuvent être établis en version papier ou sous forme numérique. En choisissant la deuxième option, la numérotation de chaque opération n’est pas obligatoire. Par ailleurs, dans tous les cas, il est impératif de préciser :

• L’origine, la date et le contenu de chacune d’elles ;
• Les références des justificatifs liés à chaque opération.

Le livre journal

C’est dans ce document que l’on enregistre de façon chronologique l’ensemble des opérations comptables affectant le patrimoine de la SAS. En effet, l’enregistrement s’effectue opération par opération et au jour le jour.

À noter : il faut que ce document comptable soit conforme au plan comptable.

Le grand livre

Dans le grand livre, les écritures comptables enregistrées dans le précédent document sont ventilées suivant le plan comptable, en rassemblant chaque opération par numéro de compte. Notons qu’auparavant, le livre d’inventaire, lui, reprenait les informations d’inventaire, comme l’indique son nom. Pour les exercices comptables précédant l’année 2016, il doit faire l’objet d’une conservation durant 10 ans minimum.

Comment tenir la comptabilité de la SAS ?

Comme cité précédemment, le président de la SAS a l’obligation de tenir une comptabilité régulière. La tâche consiste à :

• Enregistrer en suivant un ordre chronologique les mouvements qui affectent le patrimoine de la société ;
• Effectuer un inventaire au moins une fois par an (pour vérifier la valeur et l’existence des éléments passifs et actifs composant le patrimoine de la SAS) ;
• Établir des comptes annuels ;
• Conserver les pièces comptables et les justificatifs durant une dizaine d’années.

Peut-on tenir la comptabilité d’une SAS sans recourir au service d’un professionnel ?

Faire la comptabilité de la SAS soi-même, c’est possible et avantageux en matière de coût. Mais le président de la société aura fort à faire. Il devra assurer l’enregistrement d’un certain nombre de pièces comptables, telles que les :

• Factures d’achat et de vente ;
• Relevés bancaires.

Soulignons qu’il peut envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour lui simplifier la tâche. L’outil garantit un énorme gain de temps, ainsi qu’une mise à jour régulière des comptes. Il assure également un bon classement des pièces comptables.

En tenant la comptabilité de la SAS lui-même, le chef de l’entreprise doit :

• Se servir d’un plan comptable compatible avec l’activité menée ;
• Réaliser un bon classement des pièces comptables, surtout les charges sociales de la société ;
• Assurer une bonne numérotation des pièces comptables ;
• Effectuer régulièrement les mises à jour ;
• Créer des trames afin de gagner du temps au cours de la saisie comptable.

Mais il est possible de ne pas externaliser la comptabilité de la société. Si le chef de l’entreprise n’a pas le temps de s’en charger ou ne dispose pas des compétences dans le domaine, il peut le confier à un comptable interne. C’est pour lui plus économique et moins risqué. En effet, un manquement aux obligations expose le président de la SAS à cinq ans de prison et à une sanction financière allant jusqu’à 500 000 euros.

Bon à savoir : un comptable interne saura accomplir la tâche en bonne et due forme. Il pourra s’occuper également de la déclaration auprès du fisc.

En outre, disposant de tous les pouvoirsen termes de direction interne, rien n’empêche le président de la SAS d’engager un expert-comptable pour l’aider dans la tenue de la comptabilité de la société. Il aura ainsi la possibilité de se focaliser entièrement sur son cœur de métier. D’ailleurs, la commission d’erreurs pourrait coûter cher en cas de contrôle fiscal.

De plus, l’expert-comptable peut établir en même temps les fiches de paie, voire produire divers documents juridiques. Il est même en mesure de donner des conseils pertinents pour optimiser les cotisations et impôts de la société.

FAQ

• Ventes et achats ;
• Virements bancaires ;
• Encaissements.

Le grand livre et le livre d’inventaire figurent également dans la liste des documents comptables de la société par actions simplifiée. Mais l’établissement de ce dernier n’est plus obligatoire depuis l’année 2016.

• Le montant du capital social de la SAS ;
• Les initiales S.A.S ou la mention Société par actions simplifiée.

Il convient de noter qu’il faut indiquer également ces dernières sur les factures d’une SASU.