Toutes les entreprises qui procèdent au transfert de leur siège social doivent le déclarer. Pour cela, elles doivent respecter certaines conditions et accomplir différentes formalités. Les étapes de déclaration du transfert de siège social d’une entreprise sont les suivantes :
- Modifier les statuts dans les conditions prévues
- Diffuser une publicité de transfert de siège
- Déclarer à l’organisme adéquat le transfert
Les démarches préalables à la déclaration du transfert de siège social d’une entreprise
Avant de déclarer le transfert du siège d’une entreprise, il faut s’assurer que la décision a été prise dans les bonnes conditions. C’est le cas lorsque l’organe qui a décidé le transfert :
- Dispose des pouvoirs adéquats pour le faire,
- A respecté les conditions de fond et de forme imposées par la Loi et/ou les statuts.
Voici l’ensemble des dispositions à respecter en fonction de la forme juridique de la société :
| Forme juridique | Modalités de la prise de décision |
| SASU | Associé unique, sauf disposition contraire des statuts (octroi du pouvoir au président sous réserve de ratification par exemple) |
| SAS | Organe prévu dans les statuts (la loi n’impose pas une décision collective des associés, il peut s’agir, par exemple, du président) |
| EURL | Associé unique par décision unilatérale ou représentant légal (gérant) sous réserve d’une ratification par l’associé unique |
| SARL | Associés détenant plus de la moitié des parts sociales (transfert à l’étranger) ou gérant sous réserve d’une ratification par les associés (France) |
| SA | Conseil d’administration/de surveillance sous réserve d’une ratification par les associés (transfert en France) ou associés réunis en assemblée générale extraordinaire (Étranger) |
La procédure à suivre occasionne un formalisme assez important puisqu’elle consiste à modifier les statuts de la société. Un acte est généralement rédigé afin de matérialiser la décision ; il s’agit :
- D’un procès-verbal d’assemblée générale lorsque les associés ont pris une décision collective,
- Ou d’un procès-verbal de décision de l’associé unique lorsque ce dernier a pris une décision unilatérale.
La publicité à diffuser obligatoirement pour déclarer le transfert de siège de l’entreprise
L’entreprise dispose d’un délai d’un mois, à compter de la date du procès-verbal modificatif pour diffuser une publicité dans un journal spécial : un journal d’annonces légales (JAL). Plus précisément, il convient de publier une annonce légale de transfert de siège social.
Celle-ci doit contenir un certain nombre de mentions et notamment :
- L’adresse de l’ancien ainsi que celle du nouveau siège de l’entreprise,
- Les informations relatives à l’entreprise (nom, forme, montant du capital),
- Le numéro SIREN de l’entreprise suivie de l’indication du greffe dans lequel elle est immatriculée,
- Et le RCS d’implantation du nouveau siège social de l’entreprise.
Une précision importante doit être soulignée :
- Lorsque le ressort du tribunal de commerce reste inchangé, l’entreprise doit publier une annonce légale dans un JAL couvrant le lieu de son siège,
- Si le ressort du tribunal de commerce change, elle doit diffuser deux avis (l’un dans un JAL du lieu de départ, l’autre dans un JAL du lieu d’arrivée).
Dans ce dernier cas, l’annonce légale doit préciser l’identité des personnes ayant le pouvoir d’engager l’entreprise vis-à-vis des tiers.
Le JAL va délivrer, lorsqu’il aura programmé la diffusion de l’annonce légale, une attestation de parution. L’entreprise doit conserver ce document.
La déclaration du transfert de siège d’une entreprise aux fins d’inscription modificative
Une fois le transfert de siège acté et la publicité diffusée, il ne reste plus à l’entreprise qu’à le déclarer officiellement. Cette démarche a pour objectif de mettre à jour les informations qui figurent au registre du commerce et des sociétés (RCS) et qui concerne directement l’entreprise. Elle aboutit à la délivrance d’un nouvel extrait Kbis, mentionnant le dernier siège social.
La déclaration s’effectue au moyen du dépôt d’une demande d’inscription modificative au RCS. Le destinataire est le centre de formalités des entreprises (CFE) ou le greffe du tribunal de commerce (TC). La demande revêt la forme d’un dossier qui comprend différents documents :
- Copie de l’acte modificatif certifiée conforme par le dirigeant,
- Copie des statuts mis à jour certifiée conforme par le dirigeant,
- Formulaire de demande d’inscription modificative (imprimé M2) complété et signé,
- Copie de l’attestation de parution de l’annonce légale,
- Copie d’un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, titre de propriété…),
- Liste des sièges sociaux occupés antérieurement par l’entreprise (si elle change de ressort de greffe).
La formalité est payante, son coût varie entre 80 et 250 euros en fonction de la forme juridique de l’entreprise et du fait qu’elle change (ou non) de ressort de tribunal. Le traitement du dossier peut également s’effectuer en ligne via le site infogreffe.fr.