Lorsqu’une entreprise transfère son siège social, elle doit accomplir plusieurs formalités. Certaines sont d’origine interne (prise d’une décision, rédaction d’un procès-verbal et modification des statuts) tandis que d’autres se réalisent auprès de prestataires externes (journal d’annonces légales et greffe du tribunal de commerce). Voici un dossier présentant les formalités à accomplir lors d’un transfert du siège social, comportant notamment tableau récapitulatif.
Formalités internes nécessaires au bon déroulement du transfert de siège social
En premier lieu, une société doit obligatoirement décider de transférer son siège social. Cette décision se matérialise par écrit, dans un procès-verbal d’assemblée générale (ou de décision de l’associé unique). Il est signé par le représentant légal et consigné dans un registre spécial.
La décision est prise :
- Par les associés de SARL ou par l’associé unique d’EURL (sauf si les statuts autorisent le gérant à prendre cette décision, sous réserve de la faire ratifier par les associés ultérieurement) ;
- Par l’organe prévu dans les statuts de SAS ou de SASU (il peut s’agir des associés, du président, d’un comité particulier…) ;
- Ou par les associés de sociétés civiles réunis en assemblée générale extraordinaire.
Le transfert de siège social à l’étranger nécessite l’accord unanime des associés puisqu’il entraîne un changement de nationalité.
Par ailleurs, le changement du siège social occasionne une modification des statuts. C’est la seconde formalité à accomplir. Une fois la décision prise, il convient donc de modifier la clause visée par la modification. Lorsque la société change de département, elle doit établir une liste des sièges sociaux occupés antérieurement.
Formalités externes obligatoires pour informer du transfert de siège social
Après avoir décidé de transférer le siège social d’une société, il faut avertir toutes les personnes potentiellement intéressées par cette information. Pour cela, la loi impose de rédiger et de diffuser un avis dans un journal d’annonces légales (JAL), dans un délai d’un mois. L’annonce légale de transfert de siège social doit contenir plusieurs mentions, comme :
- Les caractéristiques de la société (forme juridique, dénomination sociale, capital social, numéro SIREN…),
- L’ancien siège social et le nouveau siège social.
Lorsque la société change de ressort de greffe de tribunal de commerce :
- Deux annonces légales doivent être publiées : la première dans un JAL couvrant l’ancien département et la second dans un JAL couvrant le nouveau département ;
- L’annonce légale doit également préciser l’identité du représentant légal de la société (nom, prénom, adresse et qualité).
Ensuite, la société doit remplir et signer un formulaire de demande d’inscription modificative (M2 – Transfert de siège social). Elle doit y ajouter un certain nombre de justificatifs et envoyer l’ensemble au centre de formalités des entreprises ou au greffe du tribunal de commerce. L’objectif ici est de déclarer le transfert de siège social pour que le nouveau siège figure sur l’extrait Kbis de la société. Le dossier contient notamment :
- Un exemplaire du procès-verbal,
- Un exemplaire des statuts mis à jour,
- La déclaration d’inscription modificative,
- L’attestation de parution délivrée par le journal d’annonces légales,
- La liste des sièges sociaux antérieurs (département différent),
- La photocopie d’un justificatif d’occupation du nouveau local,
- Un règlement pour les frais de greffe.
Tableau récapitulatif des formalités à effectuer en cas de transfert du siège social
Voici un tableau récapitulatif des cinq étapes à suivre pour réaliser les formalités d’un transfert de siège social :
| Ordre | Formalité | Courte description | Délai |
| 1 | Décider du transfert de siège social | Prise d’une décision, par l’organe habilité, dans les conditions requises par la loi ou les statuts et rédaction d’un procès-verbal | Point de départ |
| 2 | Modifier les statuts de la société | Rectification de la clause des statuts concernée par le changement (indication du nouveau siège) | Immédiatement |
| 3 | Diffuser une ou deux annonces légales | Rédiger un avis et l’envoyer pour diffusion dans un journal d’annonces légales (deux en cas de changement de ressort) | Dans le mois |
| 4 | Remplir un formulaire M2 (Cerfa 11682) | Compléter, dater et signer un formulaire de demande d’inscription modificative | A compter de la publication de l’avis |
| 5 | Demander un nouvel extrait Kbis | Envoi d’une demande d’inscription modificative au greffe du tribunal de commerce | Le plus rapidement possible |