Le siège social d’une entreprise

Le siège social revêt une importance particulière. Plus qu’un endroit où l’on centralise la gestion de ses activités, ce local possède un rôle juridique. Il s’agit de l’adresse déclarée à l’administration fiscale. En ce sens, le lieu doit être choisi avec soin pour se prémunir contre de futurs litiges. Plusieurs options s’offrent aux porteurs de projet lors de la création d’une société, il convient de se renseigner un minimum avant d’effectuer son choix.

Le siège social, qu’est-ce que c’est ?

Le siège social d’une entreprise ne se résume pas à une adresse inscrite sur tous les documents la concernant. Il détermine la nationalité de l’entreprise ou encore les instances compétentes dans le cadre de diverses démarches administratives.

Le choix du lieu doit être mûrement réfléchi non seulement pour des raisons pratiques, mais également pour remplir ses obligations légales. Les dirigeants sont effectivement tenus de respecter de nombreuses règles, que ce soit pour établir le siège social d’une SARL ou d’une ;

• SAS ;
• Micro-entreprise ;
• EURL.

Définition

Le siège social correspond à l’adresse légale d’une entreprise. Cette adresse permet d’identifier l’établissement au même titre qu’un numéro de registre tenu par l’administration fiscale. Le lieu choisi apparaîtra ainsi sur l’extrait Kbis, ainsi que tous les documents ayant un caractère officiel pour ne citer que les factures. L’endroit déterminera également le greffe de tribunal dont dépend la structure ainsi que le service des impôts compétents.

Principe

Le siège social d’une entreprise doit être déclaré pour que les autorités compétentes puissent l’enregistrer. Au moment de la création de la structure, les créateurs régleront cette formalité au moment de l’immatriculation. À cette occasion, les dirigeants inscriront au Registre du commerce et des sociétés (RCS) du Greffe du tribunal.

Dès la constitution de la société, ce lieu doit être mentionné dans les statuts. Et tout transfert de siège social impliquera une déclaration au greffe du tribunal, ainsi qu’une modification statutaire selon la forme juridique de l’entreprise.

Déclaration au RCS

La déclaration au RCS aura une importance particulière puisqu’elle fixe l’adresse légale de l’établissement. Seulement, cette démarche n’est pas aussi simple à appréhender que l’on ne l’imagine. Le greffe de tribunal peut refuser d’inscrire l’adresse choisie au registre si les pièces fournies ne sont pas conformes.

Les intéressés doivent fournir un justificatif de jouissance du local choisi. Il peut s’agir d’une facture d’électricité, d’un bail au nom de l’entreprise ou d’un document attestant le paiement de la taxe foncière. Ceci dit, on privilégiera une quittance de loyer pour s’assurer que le dossier soit recevable.

Un siège social fictif, c’est quoi ?

Les plaintes pour siège social fictif ne sont pas rares. Elles permettent à un tiers d’avertir l’administration fiscale lorsque l’adresse choisie par les associés n’est pas le centre de décision de l’entreprise.

Au sens de la loi, le siège social est l’endroit où les instances dirigeantes décident de l’avenir de la société autant d’un point de vue stratégique qu’opérationnel. Dans la pratique, ce lieu accueille des réunions de direction ou des assemblées générales. Il abrite également les bureaux des gérants et éventuellement des organes de contrôle. Autrement, les tiers peuvent déposer plainte pour siège social fictif.

Pourquoi doit-on avoir un siège social ?

Disposer d’un siège social est tout simplement une obligation légale pour les entrepreneurs. Ils ne pourront pas mener à bien la création de leurs entreprises sans établir une adresse juridique pour cette structure.

Comme cité précédemment, les créateurs d’entreprise informeront l’administration sur le lieu choisi au moment de l’immatriculation. La société en création ne pourra pas être immatriculée et donc voir le jour légalement sans un siège social. Ce dernier devant figurer dans les statuts, les associés sont tenus de réfléchir sur la question avant de se lancer dans les démarches de constitution.

Quelles différences entre établissement principal, établissement secondaire et siège social ?

Il convient de savoir que les lieux occupés ou exploités par une entreprise peuvent avoir plusieurs appellations. Hormis le siège social, une société peut avoir un établissement principal et un ou plusieurs établissements secondaires.

Pour rappel, le siège social est le centre de décision de la structure. L’établissement principal est le lieu où l’on exerce l’essentiel de son activité. Celui-ci se trouve obligatoirement dans la même zone géographique que le siège (même greffe). Par ailleurs, l’établissement secondaire se situe dans une région plus éloignée. Il est créé pour développer les activités et élargir la clientèle de la société.

Bon à savoir : une entreprise aura un unique siège social. Bien souvent, celui-ci fera aussi office d’établissement principal. Par la suite, elle pourra ouvrir plusieurs établissements secondaires. Ils devront être immatriculés au RCS du Greffe du tribunal compétent.

Quelle différence entre siège administratif et siège social ?

Le siège social d’une entreprise correspond à son siège administratif. Aucune différence n’existe entre ces deux terminologies. En règle générale, on effectue également de nombreuses tâches administratives dans le centre de direction.

Un service de secrétariat est habituellement disponible sur place. Le siège social a un rôle administratif indéniable. C’est à celui-ci que sont envoyés les courriers de l’entreprise. On établit également les factures sur les lieux.

Quelles sont les règles encadrant l’établissement du siège social ?

Les autorités compétentes exigent avant tout la déclaration de l’adresse choisie au RCS, que ce soit à la création de l’entreprise ou en cas de transfert de siège. Ce lieu devra être porté sur tous les documents professionnels afin que les tiers et l’administration fiscale puissent identifier précisément la structure.

Comment déterminer et trouver un siège social ?

Les associés décideront du siège social de l’entreprise dès leurs premières entrevues. Rappelons que le lieu choisi devra effectivement apparaître sur les statuts. Les principaux concernés devront ainsi se décider avant la rédaction de ce document.

Rechercher une adresse pouvant faire office de siège social est à la portée de tout le monde. Un bien pouvant servir de local commercial fera tout à fait l’affaire. Aujourd’hui, de nombreuses options s’offrent aux dirigeants d’entreprise qui, d’ailleurs, trouveront d’innombrables offres en ligne.

Comment établir le siège social d’une EI ou entreprise individuelle ?

L’entreprise individuelle ne dispose pas d’une personnalité juridique qui lui est propre. L’entrepreneur exerce son activité sous son nom propre. Il décidera seul de l’endroit où domicilier son activité. Il aura entre autres la possibilité de choisir le lieu où il réside comme siège.

Seulement, cette solution n’est envisageable que si les règles d’urbanisme et le règlement de copropriété l’autorisent. D’ailleurs, si l’entrepreneur vit au sein d’une copropriété, il aura l’obligation d’informer le syndic de son projet. Autrement, les copropriétaires peuvent se retourner contre lui et empêcher l’établissement du siège.

Comment domicilier une société ?

Avec les nombreuses actions en faveur de l’entrepreneuriat, les solutions pour domicilier son entreprise sont légion. Les dirigeants peuvent effectivement établir le siège social de leurs entreprises au domicile de l’entrepreneur ou à d’autres endroits qu’il convient de connaître.

Au domicile de l’entrepreneur

Les créateurs d’entreprise peuvent établir le siège social au domicile du gérant que celui-ci soit un associé ou une personne extérieure. Néanmoins, pour qu’une telle décision soit valide, le principal concerné doit recevoir l’approbation du propriétaire, du bailleur ou des copropriétaires.

À noter : il faut s’assurer également que les règles d’urbanisme et le règlement de copropriété n’interdisent pas une telle pratique.

Cette solution s’avère avantageuse pour les entreprises de taille modeste. Elle donne les moyens d’alléger les charges en début d’activité. Toutefois, ce type de domiciliation ne sera que temporaire dans la majorité des cas. Habituellement, la loi autorise cette situation pendant les 5 premières années d’existence de la structure.

Dans une autre entreprise

Une entreprise peut être domiciliée au siège d’une autre société. Pour cela, les deux structures doivent exercer des activités totalement différentes. Cette fois, il revient au gérant de l’entreprise domiciliaire d’aviser son bailleur. Un justificatif de mise à disposition sera nécessaire pour mener à bien l’immatriculation de l’établissement domicilié.

Au sein d’une société mère

Une filiale peut être domiciliée au siège de la société mère. Cette démarche est peu contraignante puisqu’elle vise justement à encourager la création de filiales. Les conditions sont relativement accessibles parce qu’aucun contrat de domiciliation n’est requis. Cependant, la société mère doit détenir au moins la moitié des parts de la succursale pour mener à bien un tel projet.

Dans un local commercial

Une domiciliation au sein d’un local commercial est la solution la plus prisée. Elle permet généralement de confondre le siège social et le lieu d’exploitation. Cette alternative sera onéreuse dans l’éventualité où l’enseigne louerait les lieux. Ceci dit, les gérants auront la liberté d’organiser le déroulement des activités.

En pépinière d’entreprises

Les pépinières d’entreprises ont pour vocation d’accompagner les jeunes entrepreneurs. Ces derniers ont la possibilité de domicilier leurs sociétés en cours de création dans ces structures. Les « pépins » jouiront de :

• Divers matériels ;
• Espaces partagés ;
• Des fournitures de bureau ;
• Un service de secrétariat.

Des entrepreneurs chevronnés conseilleront les gérants dans :

• La gestion courante de l’établissement ;
• Le développement commercial ;
• La réalisation des formalités obligatoires.

Bon à savoir : grâce aux subventions destinées aux pépinières, ce choix sera peu coûteux. En revanche, une société ne peut rester plus de 3 ans à leur sein.

Dans un espace de coworking

L’espace de coworking propose des services aussi attractifs qu’une pépinière d’entreprises. Ces structures peuvent habituellement s’occuper des démarches de création et servir d’adresse de domiciliation à l’enseigne concernée. Elles mettent à disposition des sociétés clientes un espace de travail partagé pour favoriser le réseautage entre entrepreneurs.

Bien entendu, les services proposés ont un coût. Des frais de gestion seront facturés à la société nouvellement créée. Les dépenses engagées seront plus élevées qu’en pépinière d’entreprises. En revanche, cette option sera moins coûteuse que la location d’un local commercial.

Au sein d’une société de domiciliation

Comme son appellation le suggère, la société de domiciliation propose aux entreprises en cours de création de les domicilier. La structure nouvellement créée louera alors une boîte aux lettres auprès d’elle.

La société de domiciliation peut proposer un standard téléphonique, un service de secrétariat et parfois mettre à disposition de l’établissement un expert-comptable. Cette solution permet le plus souvent d’avoir une adresse dans un quartier d’affaires prestigieux. De quoi améliorer l’image de l’entreprise dès le début de ses activités.   

Où doit se trouver le siège social d’une association ?

Souvent, les membres d’une association établissent le siège de leur organisation au domicile du président. Néanmoins, il leur est aussi possible de choisir :

• Une résidence appartenant ou louée par l’un des membres ;
• Un local quelconque ;
• Un lieu mis à disposition par l’administration publique ;
• Une maison d’association ;
• Une société de domiciliation.

Dans le cas de la création d’une association, louer une simple boîte aux lettres est interdit. De même, au sein de certaines régions, l’organisme ne peut choisir un site se trouvant dans une zone agricole. Ceci est d’autant plus valable si ce lieu est rattaché à une exploitation existante.

Comment effectuer le transfert du siège social ?

Les étapes à suivre pour transférer le siège social d’une entreprise seront plus ou moins complexes en fonction de la nouvelle adresse choisie. Si la société déménage sans qu’elle sorte de la juridiction du greffe du tribunal, l’opération sera bien plus aisée.

Dans ce cas de figure, les associés doivent voter le transfert pour ensuite rédiger un procès-verbal correspondant. Après la modification des statuts et la publication d’une annonce légale, il ne reste qu’à demander l’inscription modificative des registres légaux sur le site de l’INPI.

Les demandeurs doivent présenter une pièce attestant le droit de jouissance du nouveau local. Les autorités compétentes fourniront ensuite un extrait Kbis avec le nouveau siège. Dans l’éventualité où ce transfert oblige les dirigeants à solliciter un autre greffe du tribunal, les responsables devront publier deux annonces légales (la première au niveau de l’ancien greffe dont il dépend et la seconde au niveau de son futur greffe). Ces avis présenteront également des mentions supplémentaires. Par ailleurs, il faudra radier l’entreprise auprès de l’ancien greffe.

Est-il possible de le transférer à l’étranger ?

Au cours de la vie d’une entreprise, il est possible qu’elle soit contrainte de s’établir à l’étranger pour différentes raisons. Un tel projet ne peut être réalisé sans avoir reçu l’unanimité des voix des associés lors d’une assemblée générale.

Et pour transférer le siège social à l’étranger, il faudra radier la société. La formalité s’accomplit sur le guichet unique géré par l’INPI. Par la suite, il sera nécessaire d’immatriculer l’établissement auprès de son nouveau pays de résidence.

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